אין לתכנן אירוע מוצלח

תכנון אירוע מוצלח

בין אם מארגנים פגישה קטנה או מתזמרים כנס גדול, תכנון אירועים הוא משימה ענקית! כל אירוע, פשוט או מורכב ככל שיהיה, דורש תכנון וארגון מפורטים. החל מהגדרת תקציב מדויק ועד לקידום האירוע שלכם, ישנם מספר מרכיבים שכדאי להתחיל לשקול בשלב מוקדם כדי להפוך את התהליך ללא מתח ככל האפשר.

אמנם אין שני אירועים זהים, ולכל אירוע יש יעדים, תקציבים וקהלים משתנים; ישנם מספר שלבים שאתם יכולים לנקוט כדי להזניק את תהליך התכנון, לשמור על המסלול ולמקסם את הצלחת האירוע.

הגדירו מטרות ויעדים

לפני שקופצים ישר לתוך הלוגיסטיקה כמו מקום או רמקולים, כדאי להקדיש זמן לזיהוי המטרה והסיבה לתכנון האירוע הזה. כדאי לענות על השאלה הזו:

מה המטרה הסופית לאירוע הזה?

זו הסיבה שזה דרבן אותך לתכנן אירוע מלכתחילה. האם אתה מחפש:

להניע מכירות חדשות? תומך בהשקת מוצר? להגביר את המודעות למותג? או אולי, יש לך שילוב של מטרות מרובות? קבע מה אתה מחפש להשיג וכיצד אירוע זה יעזור לך לעשות זאת.

לאחר מכן, מהן המטרות?

בתכנון כל אירוע, עליך לזהות קבוצה של יעדים שיתמכו במטרה הסופית שלך. להלן מספר דוגמאות למטרות האירוע:

  • הגדלת ההרשמה ב-10% מהאירוע האחרון
  • הגדל את ההכנסה ב-25% מהאירוע האחרון
  • קבל 100 הזמנות מראש למוצר הקרוב
  • הגדל את האזכורים/מעקבים/פוסטים חוזרים במדיה החברתית במהלך האירוע

עם המטרות והיעדים שלך, אתה יכול ליצור היקף ראשוני של האירוע. ההיקף שלך צריך להציע פרטים מרכזיים ולהצביע על האופן שבו תשיג את המטרות שלך. למרות שלא חקוק באבן, עליך לפרוס פרטי אירוע ראשוניים כולל:

  • תאריכים. מסגרת הזמן שלך לאירוע, כלומר בעוד 9 חודשים.
  • משתתפים. האם זה יהיה אירוע של 100 איש, אירוע של 1,000 אנשים או 10,000 איש? כדאי להתחיל לחשוב על גודל. האם המשתתפים שלך מגיעים מרחבי הארץ או שזה אירוע מקומי? אתה גם רוצה לזכור את הדמוגרפיה של המשתתפים שלך בזמן שאתה מתכנן.
  • מקום. האם האירוע שלכם מקומי? או, האם זה יתארח ביעד? התחל ליצור רשימה קצרה של ערים ומקומות שהגיוניים לאירוע שלך.
  • סוג של אירוע. האם אתה מוביל למודעות למוצר חדש? אירוע של יום אחד עם נאום מרכזי עשוי להיות הגיוני. מאחדים אלפי לקוחות? ועידת משתמשים בת יומיים עשויה להתאים לך. מארחים מפגש פנימי או עמותה? יום של פגישות קטנות יכול להתאים.
  • בניית המטרות שלך והיקף הפרויקט המקדים מאפשרת לך למסגר את האירוע שלך ולקבל רכישה מהמנהיגות. אם הארגון שלך כבר שותף לאירוע, היעדים וההיקף שלך עוזרים להעביר אותך לשלבי התכנון הבאים.

קבע תקציב לאירוע

יצירת תקציב היא שלב מוקדם חיוני בתכנון אירועים שעוזר להבהיר היבטים אחרים של התוכנית שלך. בנוסף, הקמת תקציב עוזרת למנוע הפתעות לא רצויות (כמו שנגמר הכסף לעיצוב וכו'). אתה תצליח יותר אם תמפה את כל התקציב שלך מראש, תמשיך לעדכן ככל שתסיים סופית משתנים ותשאר קרוב מאוד לתהליך.

בהתבסס על התקציב ברמה הגבוהה שלך והיקף הצרכים הראשוניים. עליך להתחיל למפות את עלויות הפריט שלך כדי להבין כיצד התקציב שלך יתפזר בין הצרכים שלך.

לפי Eventbrite, "התקציב מחולק לפי שיווק וקידום (43%), דוברים וכישרונות (32%), חומרים מודפסים (29%), מקומות (18%)."

כשהתוכנית שלך מתגבשת, תצטרך לבדוק מחדש את התקציב. פריטי שורות ללא ספק ישתנו, רק זכרו לשמור על תקציב מדויק המשקף גם את כל השינויים או העדכונים שתבצע. ומכיוון שלעולם אינך רוצה לחרוג מהתקציב שלך, נפוץ שמתכננים מבצעים התאמות כדי להבטיח שאתה שומר על התקציב שלך.

בנה את צוות האירועים שלך

עבור אירועים קטנים אשר צריכים הגברה ותאורה בצפון, ייתכן שאתה באופן אישי מטפל ברבות או כולן מהמשימות הנדונות בסעיף זה. עם זאת, עבור אירועים גדולים, נדרש צוות מאורגן כדי לבצע את ההפקה.

אם אתה בונה צוות מהיסוד, חשוב לייעד תפקידים בשלב מוקדם כדי להבטיח אחריות. כל חברי הצוות צריכים לדווח למנהל פרויקט שיש לו נראות על כל החלקים הנעים.

בניית צוות האירועים האולטימטיבי

לפי Eventbrite, רק ב-12% מהאירועים יש צוותים של עשרה אנשים או יותר והמספר הנפוץ ביותר הוא 2 עד 5 עובדים (45% מהאירועים), כך שלעתים קרובות אנשים חובשים מספר כובעים. אם אתה בין הבודדים שיש להם יותר מ-5 חברי צוות, הנה מבט על אופן חלוקת התפקידים בדרך כלל:

מנהל פרוייקט
מפקח על כל החלקים הנעים המתוארים להלן, אדם זה אחראי בסופו של דבר לביצוע האירוע. מנהל את התקציב. מניע אסטרטגיה. מקבל החלטות רכישה ברמה העליונה.

מקום / קומת תצוגה
אדם זה הוא איש הקשר העיקרי של המקום, הספקים, נותני החסות במקום, והמתנדבים והצוות במקום: אבטחה, צילום ואוכל/שתיה. הם זוכרים את השם של כולם, והם יודעים איפה כל השקעים.

תזמון
אדם זה מוביל פיתוח סדר יום, עובד עם דוברים ודואג שלוח הזמנים מעודכן ומועבר לגורמים הנכונים. איש התזמון שלך מתאם פגישות באירוע, והוא חי כדי להפוך את המשתתפים לאנשי רשת מצליחים.

עיצוב יצירתי
מעצבים יצירתיים מרכיבים את כל העיצובים החזותיים לחומרים מודפסים ולאינטרנט כמו לוחות זמנים, בטחונות, רישום ושילוט, וכל מה שצריך לאפליקציית האירועים הניידת. לפרק את זה: הם גורמים לך להיראות טוב. אולי כדאי לעבוד עם סוכנות לעיצוב אירועים.

שיווק ותקשורת
אדם או צוות זה גורמים לאנשים הנכונים להיות מודעים לאירוע, יוצרים הצעות ואסטרטגיית תזמון כדי להגביר את ההרשמה, מפקחים על מיתוג, מתקשרים עם נרשמים, מתאמים הגברת מדיה חברתית וקשרי מדיה, ושולחים ומודד חומרי המשך. אה, והם פשוט מטורפים לביצועים מדידים.

צוות זה מוודא שלאורח יש את כל מה שהוא צריך כדי להפיק את המרב מהאירוע, ממפות, לוחות זמנים, מידע על דוברים וכיצד לרשת. הם בונים ומעדכנים את אפליקציית האירועים לנייד.

רישום וצ'ק אין
אנשים אלה מחזיקים בהגדרות הרישום, עובדים עם ספק תוכנה, מייצרים ומנהלים תגים, יוצרים דוחות ומוודאים שתהליך הרישום (לפני האירוע ובמהלך האירוע) פועל בצורה חלקה.

חסויות
חבר צוות זה עובד כדי למפות את מרחבי הדוכנים, למכור הזדמנויות לחסות, לשמור על קשרים עם נותני חסות ולחקור את קשרי הארגונים הקהילתיים. יש להם תזמון קטלני וכישורי אנשים נהדרים.

שמירה על ארגון הצוות שלך

עם צוות במקום, אתה מוכן ליצור תוכנית פרויקט לאירוע. תוכנית פרויקט היא יותר מסתם רשימת מטלות. זהו פירוט מפורט של כל פריט פעולה בודד המזהה בעלים, תלות, תאריכי יעד וסטטוס השלמה. אתה אמור להיות מסוגל להצדיק כל פריט פעולה על ידי מיפוי שלו ליעדי האירועים ברמה העליונה שלך.

כלים לניהול אירועים
כלי ניהול פרויקטים מייעלים את ניהול וארגון האירועים. השתמש בכלים אלה כדי לשמור על כל החלקים הנעים. עם היכולת להקצות ולנטר פרויקטים, מנהל פרויקט יכול לשמור על תצוגה מדויקת של ההתקדמות ולוחות זמנים עם הכלים הבאים:

  • אסאנה
  • טרלו
  • Smartsheet

בחר את המקום והתאריך שלך

בחירת המקום והתאריך לאירוע שלך הם שני שיקולים עיקריים שיעצבו את שאר תוכנית הפרויקט שלך. התחל לחקור מקומות מוקדם ככל האפשר. שוק האירועים צפוף, לכן חשוב למצוא זמן שבו יהיה מקום פנוי. כשאתה מחליט על מקום, תצטרך גם לשקול תאריכים עבור המיקום שלך על סמך גורמים עונתיים כמו נסיעות ועלויות.

"בינואר זה מאוד מאתגר למצוא חללים גדולים", אומרת רומי מוותיקת תעשיית האירועים ב-PRIME, סוכנות אירועים בשירות מלא בוונקובר. "ינואר ופברואר מכבידים על ועידות מכירות, וזה קורה שוב בספטמבר ובאוקטובר." היא אומרת שבזמנים אלו קשה למצוא מקומות מסורתיים עם שטח תצוגה.

כשאתה חוקר ומתחיל לדבר עם נציגים של מקומות שונים, שאל כמה שיותר שאלות כדי להבטיח שזה מתאים. חפשו תקציב, התאמה נושאית, מיקום (האם זה מרכזי, קל לתחבורה?), מתקנים וצוות באתר. האם יש שירותים הממוקמים בנוחות ברחבי המקום? מה המצב עם בקרת אש ותגובת חירום?

פיתוח מיתוג אירועים

החל מהשם והנושא של האירוע ועד לעיצוב אתר האירוע והמראה והתחושה במקום – המיתוג של האירוע שלכם נותן את הטון לאירוע שלכם. כשאנשים חושבים על האירוע שלך, אתה רוצה שאישיות חזקה תזרח. בנוסף, מותג אירועים חזק מספק חזון ועוזר לנווט את כיוון האירוע שלכם.

כשאתה בוחר את מיתוג האירוע שלך, קחו בחשבון שמותג אירועים צריך לשקף את המותג של הארגון שלכם אבל צריך להיות לו מותג משלו. בנוסף, חשבו כיצד המותג שלכם יתקל באינטרנט ובחיים האמיתיים. לבסוף, שקול כיצד תשזור את מותג האירוע שלך לתוך האלמנטים האישיים של האירוע שלך.

כשחושבים על מיתוג אירועים, הוא כולל בדרך כלל:

  • שם אירוע. הצעד המכריע הראשון, שם האירוע שלך הוא הדבר הראשון שהמשתתפים יראו, אז אתה רוצה שהוא ישקף את החזון שלך לגבי האירוע.
  • נושא. שם לבדו לא יכול לספר את כל הסיפור. לעתים קרובות אירועים ייצרו נושא שיקשר את האירוע יחד.
  • לוגו, צבעים, טיפוגרפיה. צריכה להיות עקביות בכל נקודות המגע השיווקיות.
  • עיצוב במקום, אימייל, שילוט ועוד. אמנם כל נקודת מגע לא צריכה להיות מותגית יתר. אלמנטים בודדים צריכים להתאחד כדי לתמוך בסיפור שאתה מספר.
  • עם חיזוק מרכיבי המיתוג האלה, עליך להשתמש בהם בכל הפלטפורמות כולל, אתר האירוע שלך, מדיה חברתית, מיילים, כרטיסים ורישום, ואפליקציית האירוע שלך.

תכנן את התוכנית שלך

קבע את סדר היום שלך מוקדם ככל האפשר! האם יש נואם מרכזי? האם יתוכנן יום או ערב נוסף רק לנותני החסות שלך? האם יהיה "מסלול" יחיד של סדנאות והרצאות, או שלמשתתפים תהיה אפשרות לבחור בין מספר מפגשים בזמן נתון? כאשר אתה עונה על השאלות המקדימות הללו, אתה יכול להתחיל לבנות תצוגה ברמה גבוהה של תוכנית האירוע שלך.

אל תדאג: זה לא חיוני לסיים את לוח הזמנים לפני שאתה מתחיל לקדם את האירוע. אתה יכול לבצע שינויים בלוח הזמנים לאחר שהתחלת לשווק את האירוע שלך וההרשמה מתחילה לגדול. הטכנולוגיה מקלה על כך לבצע עדכונים מהירים בלוח הזמנים באתר ובאפליקציה לנייד שלך.

המשתתפים שלך ירצו לדעת למה לצפות, אז עדיף שתאשר את המסגרת הבסיסית מוקדם ככל האפשר. בנוסף, לוח הזמנים הוא נקודת מכירה חשובה גם עבור נותני החסות!

שיקולים אחרים
בנוסף לתוכנית הליבה של האירוע, ישנם מספר היבטים נוספים של התוכנית שכדאי לחשוב עליהם. אם האירוע שלכם הוא אירוע של יום שלם או מרובה ימים, כדאי לחשוב גם על תכנון:

  • מזון ומשקאות. האם תספק ארוחת צהריים או חטיפים?
  • אירועים נלווים כמו שעות שמחות, הזדמנויות נטוורקינג או פעילויות בריאות?
  • בידור. האם האירוע יסתיים בחגיגה או במסיבה?

אשר נותני חסות, מציגים ודוברים

אם אתם מארחים אירוע בקנה מידה גדול, סביר להניח שתרצו לגרום לאחרים להיות מעורבים כדי לקזז עלויות ולהציג קולות מרובים מהתעשייה. רמקולים, נותני חסות ומציגים הם דרכים נפוצות להוסיף ערך עבור המשתתפים שלך ויכולים לקזז עלויות.

רמקולים
אם האירוע שלך מבוסס על הפעלה, תצטרך לזהות דוברים לכל מפגש. להלן שתי דרכים להוסיף רמקולים:

התקשר להגשת מפגשים
אם יש לך קהילה מעורבת, אירוח שיחה פתוחה להגשת מפגשים היא דרך מצוינת לנצל את השותפים והלקוחות שלך כדוברים. בדרך כלל שיחה פתוחה תדרוש מאנשים להגיש תקציר של הפגישה המתאר את נושא הפגישה והצעת הערך. בעזרת זה, הצוות שלך יבדוק תקצירים שהוגשו, יבחר דוברים ויתקשר עם אלה שנבחרו ואלה שלא.

הזמינו דוברים באופן אישי
הפוך, אם יש לך אנשים בראש, אתה יכול להזמין אותם לנאום באירוע שלך. ביצירת קשר עם דובר פוטנציאלי, ספק תמונת מצב משכנעת של האירוע והקהל, וגם העבירי את ההתלהבות שלך מההשתתפות באירוע. זכור שדוברים מוזמנים מצפים לרוב לפיצוי וכן לנסיעות ולינה מסופקים.

ניהול רמקולים
לאחר זיהוי הדוברים שלך, אל תשכח לשמור על קו תקשורת פתוח. צור הסכם דובר הכולל מידע הכרחי כמו ציפיות מצגת, מועדי תוכן, טכנולוגיה זמינה באתר ופיצוי. היה ברור לגבי הציפיות שלך מראש, כדי שלא יהיו הפתעות יום לפני האירוע!

המשך לתקשר מעבר לשליחת תקשורת אישור ראשונית והסכם דובר. רוצה שהמצגות של הדוברים שלך יתאימו לנושא האירוע? הקפד לספק חומרים בזמן שאתה מפתח אותם. דרישה מהדוברים להגיש את המצגות הסופיות שלהם, שלח תזכורת כדי להבטיח שכל דובר יגיע אליך בזמן.

זהה ובחר את הכלים הטכניים שלך

הטכנולוגיה משפרת את חלל האירועים הן למארגנים והן לבאי האירוע. בעת מיפוי האירוע הבא שלך, תרצה לזהות את הצרכים הטכנולוגיים שלך ואת לוחות הזמנים ליישום. טכנולוגיות מסוימות יצטרכו להיות מיושמות הרבה לפני האירוע, בעוד שאחרות יכולות להתאפק עד קרוב יותר ליום/ים הגדולים.

רישום ורכישת כרטיסים
ניהול רישום המשתתפים הוא חלק יותר מאי פעם! Eventbrite ופלטפורמות מקוונות אחרות מאפשרות להתחיל למכור כרטיסים תוך דקות. תרצה לבחור את הפלטפורמה שלך מוקדם כדי שתוכל לקדם את הרישום ולשלוח את הקהל שלך לאתר ההרשמה.

טכנולוגיית פרודוקטיביות
כיסינו את זה למעלה, אבל אנחנו הולכים להגיד את זה שוב כדי להבהיר עד כמה זה קריטי עבור מארגני אירועים להשתמש בכלי ניהול פרויקטים כדי להישאר מאורגנים. אירועים הם מורכבים, אבל תוכנה לניהול פרויקטים עוזרת להפיג חלק מהלחץ. Trello יכול להתחיל ברגל ימין עם מספר תבניות לתכנון אירועים.

צור תוכנית שיווק וקידום מכירות

איך אתה מתכוון למשוך קהל להשתתף באירוע המתוכנן היטב שלך?

לכל אירוע מוצלח יש תוכנית שיווק וקידום להפיץ את הבשורה ולעורר התרגשות. אבל מאיפה מתחילים? ישנן דרכים רבות ושונות לשיווק האירוע שלך – ממדיה חברתית ובלוגים ועד לפרסום מקוון ואפילו שלטי חוצות – אבל לא משנה מה תבחר, כל טקטיקה צריכה להיות מרכיב אסטרטגי בתוכנית השיווק שלך.

מרכיבי תוכנית שיווק לאירועים:

מטרות ויעדים
כאשר יוצרים תוכנית שיווקית, חובה להגדיר יעדים ויעדים ספציפיים לשיווק. בדומה למטרות העל של האירוע שלך, הגדרת יעדים שיווקיים ספציפיים היא דרך להבטיח שכל מאמץ פועל לקראת תוצאות מדידות.

יעדי השיווק הנפוצים כוללים:

  • הגדל את הרישום המקוון ב-15% לעומת השנה שעברה
  • הגדל x כמות תנועה לאתר האירוע
  • הגדל x כמות הורדות של אפליקציית אירועים
  • הגדל את המעורבות במדיה החברתית ב-20% לעומת השנה שעברה

קבע את המדידה שלך

כיצד תמדוד את הצלחת האירוע שלך? אתה צריך להתחיל לחשוב על הדרכים שבהן תוכל להעריך את האירוע שלך הרבה לפני שהוא מתקיים. מקום טוב להתחיל בו הוא עם המטרות והיעדים שזיהיתם בשלב הראשון.

נתונים וניתוחים
כמה כרטיסים מכרת ובאילו מקורות? מה הייתה העלות למשתתף? וכמה לידים מתאימים השגת? כמה הזמנות מראש מכרת? לאחר שהאירוע יסתיים, אלו הם כמה מהמדדים שאתה עשוי למדוד.

בנוסף לכימות הצלחת האירוע שלכם, כדאי גם לבחון את האירוע בצורה איכותית. כדי להבין את הסנטימנט ואת שביעות הרצון של המשתתפים, אתה יכול להסתכל על:

סקרי אירועים
בנוסף למספרים, דרך נוספת למדוד הצלחה במשוב מהמשתתפים שלך. בעזרת סקרים, אתה יכול לקבל הבנה של תפיסות המשתתפים לגבי האירוע, מה שיכול לעזור לך לזהות נקודות חזקות וחולשות מהאירוע. כי בואו נודה בזה, גם אם האירוע היה סולד אאוט, האם באמת אפשר לקרוא לזה הצלחה אם המשתתפים לא מצאו אותו בעל ערך?

באזז חברתי ומקוון
האם העוקבים שלך פעילים יותר מהרגיל בערוץ החברה שלך? האם הנרשמים מפרסמים על האירוע בערוצים שלהם? כמו כן, קרא את הפוסטים כדי לדעת מה המשתתפים בעצם אומרים. האם הפוסטים מלאי שבחים? האם היו יותר מכמה תלונות נפוצות? כדאי לעקוב לפני, במהלך ואחרי האירוע שלך כדי לקלוט טרנדים ותובנות.

לסיכום

ביחד, כל אחד מהאלמנטים הללו מתחבר לתוכנית האב לאירוע שלך. עבדו על כל אחד מאלה כדי ליצור תוכנית חזקה ואפשרית לאירוע שלכם. כאשר מתכננים אירוע, כדאי להתחיל בתכנון מוקדם ככל האפשר. עם חלקים נעים רבים, קבלת ראש פירושו גימור חלק.